Nesse mundo de reuniões virtuais (está melhorando, mas ao mesmo tempo piorando a acessibilidade com as questões de reuniões híbridas), as pessoas sentem necessidade de compartilhar, seja um ppt/ Canvas LMS, um Miro, Trello. Enfim, precisam compartilhar algo.
Isso é muito comum, seja mercado financeiro, consultoria, indústria, um pouco menos em startups. Mal começa a reunião a necessidade de projetar algo na tela é tentadora. Muitas vezes seja um Miro, Trello ou até um ppt requer muito tempo de planejamento, pensando no template, apresentações bonitas, bem coloridas, cheias de imagens (não falo de gráfico que esse sim tem que ser projetado) e procurando que o português seja impecável.
Essa projeção, além de tomar um tempo considerável, “engessa” a conversa e a maneira como estamos apresentando, reduzindo possibilidades de novas ideias, acordos e reflexões, mas isso é tema para outra discussão. Além disso, executivos mais tradicionais estão preocupados em achar erros de português, linhas tortas, falhas nos slides do que de fato pensar na estratégia e nos próximos passos – muitos executivos veem um ppt como uma apresentação comercial, um book cheio de texto, figuras e cores.
A primeira provocação que faço é: imagine você com uma venda nos olhos ou visão meio embaçada. Essa é umas das maneiras como uma pessoa cega e baixa visão irá conseguir ver as telas.
Segundo ponto diz respeito à pessoa surda, pois esse tipo de apresentação ocupa totalmente a tela dificultando o acesso da leitura ou de um intérprete. Por isso, usar ppt para cego e surdo torna-se, algumas vezes, irrelevante.
O último ponto que trago aqui, dispõe sobre o excesso de beleza utilizando muitas cores nas apresentações. Para uma pessoa daltônica, além de ser ineficaz a utilização de cor, pode confundir ainda mais. Já aquela com TDAH, os excessos de informação podem dificultar a concentração.
E devemos ter mais olhos nos olhos nas reuniões.
Mas Thierry, não devo mais fazer apresentações ou ppt?
Não é isso! Apresentações às vezes são importantes e por isso, seguem algumas dicas de acessibilidade:
1) Deixe claro o contexto e o que quer abordar. Isso é super importante para todos principalmente para quem está preparando uma reunião, de maneira que ela se torne enxuta e produtiva. E assim, intérpretes de Libras podem se preparar com o vocabulário, no caso de terem pessoas surdas no encontro.
Gosto muito de sugerir que mande um documento de Word, é muito mais acessível (em termo do leitor de tela para cego, de ser clean (limpo)). Na Amazon, antes das reuniões, as pessoas mandam um briefing de até 06 páginas para serem lidos e discutidos (pode ter gráficos, imagens, contexto) e isso ajuda na produtividade.
Raramente utilizam apresentações e projeções, a menos que sejam gráficos de performance, tendências e imagens de produtos.
2) Mande o material antes e com isso cegos podem usar leitor de voz para entendê-lo. Os de baixa visão analisarão com antecedência e os surdos poderão estudar assim como intérpretes, especialmente com a questão de vocabulário e contexto.
Se tiver one page, gráfico e imagens, esses sim podem ser projetados e descritos. No final, a tela deve ser descompartilhada para falar e concluir. O erro que cometemos é ficar todo tempo com a tela sendo projetada.
Ai, Thierry, o material é confidencial para mandar e termino ele geralmente em cima da hora. Ele é muito pesado (apesar que essa é desculpa esfarrapada).Utilize um recurso chamado PowerPoint Live, um recurso muito bacana que você pode ver suas anotações (que faz nas apresentações, slides e sua audiência enquanto apresenta, esse é ponto muitas pessoas reclamam que quando estão apresentando não conseguem ver a plateia). O mais legal desta ferramenta é que posso ver todos os slides, estudar e voltar – independente da pessoa que está apresentando. Isso ajuda entender muito melhor a apresentação e esse recurso também facilita para quem usa leitor de tela.
Ai, Thierry, o material é confidencial para mandar!!!
Termino ele geralmente em cima da hora!!!
Ele é muito pesado (apesar que essa é desculpa esfarrapada)!!
Nos casos acima, utilize um recurso chamado PowerPoint Live, um recurso muito bacana que você pode ver suas anotações (que faz nas apresentações, slides e sua audiência enquanto apresenta). Esse é o ponto no qual muitas pessoas reclamam que quando estão apresentando não conseguem ver a plateia. Porém, o mais legal desta ferramenta é que posso ver todos os slides, estudar e voltar – independente da pessoa que está apresentando. Isso ajuda entender muito melhor a apresentação e esse recurso também facilita para quem usa leitor de tela.
Caso você não consiga mandar antes, ou alguém não conseguiu ler antes ou não pode compartilhar o material, sugiro que projete, dê um tempo para leitura e depois descompartilhe.
3) Se realmente precisar usar o ppt, tente ajudar a pessoa a dar o PIN em quem está falando ou no intérprete, tente falar mais pausado e sem gírias. Se o idioma for outro, sugiro que fale pausadamente e incentive as pessoas a ligarem as legendas. Outra dica é deixar a transcrição disponível para quem não consegue tomar notas poderem reler e saberem os próximos passos.
A questão de fazer material em especial ppt era preservar e disseminar o conhecimento, porém com as questões de legendas e especialmente transcrições, esse conhecimento está preservado, mais fácil de ser achado e de maneira mais autêntica e natural.
Afinal sou muito olho no olho e especialmente mandar material antes. Isso requer uma disciplina de preparação de reunião, que visa deixar o contexto mais claro, as reuniões mais produtivas, com menos falhas e ruídos de comunicação e até saber se a reunião é necessária.
Afinal, sobrevivi a mais uma reunião que poderia ser um e-mail.
Alguém tem mais algum complemento de como tem feito as reuniões virtuais serem mais produtivivas e/ou usarem menos apresentações?
Texto do Thierry publicado no LinkedIn. Siga ele e deixe seus comentários aqui.
